Vaikka erilaiset maksutavat lisääntyvät hurjaa vauhtia, on yhä monissa yrityksissä mahdollista maksaa ostoksia ja palveluita myös käteisellä. Käteistä rahaa vastaanottavan yrityksen pitää pystyä kuitenkin todentamaan mistä käteinen raha on tullut ja minne se on mennyt. Kassakirjalla tarkoitetaan käteistapahtumien tiliotetta ja se onkin aivan yhtä tärkeä kuin yrityksen pankkitilin tiliote. Siitä selviää päiväkohtaisesti, miten paljon käteistä rahaa on tullut ja mennyt. Mikäli yrityksessä liikkuu käteistä rahaa, on kassakirjaa pidettävä kirjanpitolain mukaisesti. Kirjanpitolaki vaatii, että käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen viipymättä (Kirjanpitolaki 2 luku 4§).
KASSAKIRJA ON KÄTEISTAPAHTUMIEN TILIOTE
Kassakirjan ylläpitäminen on yksinkertaista. Taulukkolaskentaohjelmilla kassakirjan ylläpitäminen käy kätevästi ja laskenta saadaan automatisoitua laskentakaavoja käyttämällä. Tässä esitellään yksinkertainen ja konkreettinen malli kassakirjan ylläpitämisestä, jotta voit helposti ottaa sen osaksi omaa toimintaasi.
Kassakirja toimii käytännössä seuraavasti:
Kirjataan päivän päätteeksi kertyneet käteismyynnit ensimmäiseen sarakkeeseen ja toiseen mahdolliset päivän aikana käteisellä maksetut menot. Myynnit lisätään edellisen päivän loppusaldoon ja menot vähennetään, näin saadaan päivän käteissaldo. Kun viet käteistä pankkiin, muistathan kirjata pankkiin viedyn summan menoihin, jotta saldo säilyy oikeana. Aika ajoin on tärkeää laskea käteisen rahan määrä todellisuudessa ja varmistua, että kassakirjan saldo pitää paikkansa.
Kassakirja toimitetaan kirjanpitäjälle muun kuukausittaisen kirjanpitomateriaalin mukana. Kassakirjasta on kuukausittain löydyttävä alku- ja loppusaldo sekä liitteenä mahdollisten menojen tositteet eli ostoskuitit. Ilman kassakirjaa kirjanpitäjän on mahdotonta huomata puuttuvia kassatapahtumia. Kassaraporteilla ovat yleensä mukana vain kassaan suoritetut käteismaksut.
Huolimattomasta käteisen käsittelystä aiheutuu yritykselle huomattavia riskejä. Tilikauden aikana kassan saldo ei saisi pysyvästi paisua liian suureksi, vaan käteiset tulisi tilittää säännöllisesti pankkiin. Kohtuullinen kassan saldo riippuu paljon toimialasta. Jos kirjanpidon mukaan kassan saldo on iso, mutta käteistä rahaa ei pystytä selvittämään tai sitä ei ole, kadonneet käteiset katsotaan osakaslainaksi tai peitellyksi osingonjaoksi veroseuraamuksin.
Vastaa