Kuinka toimitan aineiston kirjanpitäjälle?

kategoriassa Yrittäjän arki 0

Yrityksen kirjanpito perustuu tositteisiin, mitkä kuvaavat liiketoiminnan taloudellisia tapahtumia. Yleisimpiä kirjanpidon tositteita ovat tiliotteet, myynti- ja ostotositteet, mutta lisäksi aineistoon tarvitaan usein myös muita, esimerkiksi rahoitukseen liittyviä asiakirjoja ja erilaisia sopimuksia.

Kuinka kirjanpitoaineisto toimitetaan kirjanpitäjälle, riippuu paljon siitä missä ja miten kirjanpitoa tehdään. Paperisen kirjanpitoaineiston kasaaminen voi olla kuukausittain melkoisen rasittava urakka. Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitoaineisto on kerääntynyt parhaimmillaan ohjelmaan ajantasaisesti kuukauden varrella, kun tositteiden toimittaminen heti tapahtuman jälkeen on muodostunut vakiintuneeksi rutiiniksi.

Ihan pahimmassa tapauksessa kirjanpitäjälle tuodaan kenkälaatikollinen kuitteja kerralla vuoden varrelta. Niin helpolta kuin tuo kuittien kerääminen kenkälaatikkoon kuulostaakin, se ei koskaan ole yrityksen edun mukaista. Kuittien keräilijä ei ole ollenkaan tietoinen siitä, ovatko kaikki kuitit tallella ja kirjanpitäjän aikaa kuluu selvitystyöhön. Kirjanpitäjän on kirjattava tapahtumat ilman kuittia ensin selvitystileille ja selvitystilin tapahtumia joudutaan korjaamaan myöhemmin kuitin löytyessä. Tämä aiheuttaa siten aina tuplatyön ja nostaa kirjanpidon kulua.

Toimita kirjanpitäjälle ainakin nämä:

Tiliotteet

Jokaista tiliotteen tapahtumaa kohti tulee löytyä lasku tai kuitti. Ainoana poikkeuksena ovat oikeastaan pankin omat kulut. Paras tapa kerätä kirjanpitoaineisto kasaan, on käydä kuukauden tiliote läpi.

Myyntitositteet

Liiketoiminnasta riippuen myyntitositteet sisältävät myyntilaskut, kassaraportit, käteiskuitit, verkkokaupparaportit ja erilaisten maksutapojen yhteenvedot.

Ostotositteet

Ostotositteita ovat yrityksen ostolaskut sekä erilaiset ostokuitit. Ostokuiteissa on tärkeää huomioida erilaiset maksutavat eli onko kyse yrityksen pankki- vai luottokortilla maksetusta ostosta, käteisostosta tai kulukorvauksesta. Kysy tarvittaessa kirjanpitäjältäsi miten erilaiset maksutavat tulisi huomioida kuittien toimituksessa.

Huomioithan myös, että luottokorttilaskun jokaiselle maksutapahtumalle tulee löytyä erillinen toimittajan lasku tai kuitti.

Kulukorvaustositteet, matkalaskut ja ajopäiväkirjat

Mikäli olet maksanut jotain henkilökohtaisesti yrityksen puolesta, toimita kuitit myös näistä tapahtumista. Matkakorvauksiin liittyvät ajopäiväkirjat tai muut selvitykset ovat myös osa kirjanpitoaineistoa.

Palkkalaskelmat

Jos palkat lasketaan tilitoimistossa tai tiedot löytyvät yhteiskäytössä olevasta sähköisestä järjestelmästä, palkkoihin ei liity välttämättä enää erikseen kirjanpitoa varten toimitettavaa aineistoa.

Muu toimitettava aineisto

Muu kirjanpitoaineisto sisältää kaikki muut taloudellisesti tärkeät tapahtumat, kuten yritysrahoitukseen ja tukiin liittyvät asiakirjat, erilaiset sopimukset (kuten vuokrasopimukset ja takaussopimukset), kauppakirjat, velkakirjat, saldotodistukset, vakuutuskorvauslaskelmat, pöytäkirjat jne. Myös osa Verohallinnon kirjeistä voi olla sellaisia mitä kirjanpitäjä ei automaattisesti saa OmaVerosta, esimerkiksi, jos olet tehnyt Verohallinnon kanssa maksusuunnitelman tai saanut kuitin palautuksen käytöstä verovelan suorittamiseksi, nämä tulisi toimittaa kirjanpitäjälle. Myös ulosottoviraston kirjeet on aina viipymättä toimitettava kirjanpitäjälle tai palkanlaskijalle.

Kirjanpitoaineiston toimitusaikataulut

Kirjanpitoaineisto tulee toimittaa kerran kuukaudessa mahdollisimman pian kuukauden päätyttyä. Tilitoimistoissa kuukauden kirjanpito pyritään yleensä tekemään seuraavan kuukauden kuluessa, mikä vaatii asiakkaalta sen, että kaikki aineisto on toimitettuna hyvissä ajoin ennen kuun loppua. Tästä syystä usein käytetty takaraja aineiston toimitukselle on seuraavan kuukauden 15. päivä tai joissain tapauksissa kolme viikkoa kunkin kuukauden päättymisestä.

Joidenkin pienempien mikroyritysten kirjanpitoa tehdään harvemmin eli joko neljännesvuosittain tai vain kerran vuodessa. Myös näissä tapauksissa aineiston toimituksen tulisi tapahtua viimeistään kolmen viikon kuluessa kunkin kauden päättymisestä. Neljännesvuosikirjanpidoissa aineiston toimitus tapahtuu kolmen kuukauden välein ja vuosikirjanpidoissa tammikuussa.

Muistathan laittaa kalenteriisi kuukausittain muistutuksen siitä, milloin on aika toimittaa tositteet kirjanpitäjälle!

Miten kirjanpidon tekotapa vaikuttaa aineiston toimitukseen?

Missä ohjelmassa ja miten kirjanpitoa tehdään vaikuttaa siihen, mitä aineistoa jää vielä erikseen kirjanpitäjälle toimitettavaksi.

Tässä kolme esimerkkiä:

1. Sähköinen taloushallinto

Sähköisessä taloushallinto-ohjelmassa, kuten Procountorissa, kirjanpidon tekeminen onnistuu parhaimmillaan ohjelmaan ajantasaisesti muodostuneella aineistolla, jolloin kuukausittain toistuvaa aineiston toimitusurakkaa ei edes pääse syntymään. Kun sähköisen taloushallinnon on ottanut käyttöön, sitä kannattaa myös hyödyntää ja pyrkiä aktiivisesti parantamaan sähköisesti toimitettavien aineistojen määrää. Esimerkiksi alkuun joitain ostolaskuja saattaa edelleen tupsahdella omaan sähköpostiin, mutta näissä tapauksissa kannattaisi heti lähettää laskun toimittajalle oikeat laskutusohjeet vastaisuuden varalle, jotta kaikki laskut saataisiin automaattisesti suoraan ohjelmaan hyväksyttäväksi ja maksettavaksi.

Pankki- ja luottokorttikuitit ovat sähköisessä taloushallinnossa niitä, mitä kirjanpitäjät ehkä eniten joskus joutuvat odottelemaan. Asia on kuitenkin usein helposti ratkaistavissa Kuittisovelluksen käyttöönotolla. Kätevintä on kuvata kuitti välittömästi ostotapahtuman jälkeen, sillä näin kuittien kuvaamisesta ei pääse syntymään isompaa urakkaa, jota olisi liian helppo siirtää huomiselle.Kuittien tallennus mobiilisovelluksella - missä vain milloin vain

Oma lukunsa ovat verkko-ostokset. Verkko-ostojen tositteet saapuvat yleensä sähköpostilla ja joskus ne löytyvät ainoastaan toimittajien omilta sivustoilta. Hyväksi todettu tapa on joko tallentaa tositteet sähköpostista omaan niille varattuun kansioon tai välittää tositteet saman tien kirjanpitäjälle sähköpostilla. Silloin kannattaa olla tarkkana, että kuitti on oikeasti sähköpostin liitteenä. Jos sähköpostissa on pelkkä linkki kuitin hakemista varten, se yleensä vaatii kirjautumista itse palveluun. Näistä laskujen ilmoitusviesteistä, jotka vaativat kirjautumisen, ei ole kirjanpitäjälle iloa.

Kun yrityksessä on kassa- ja/tai verkkokauppamyyntiä, myynti- ja maksutaparaportit tulee toimittaa kirjanpitäjälle mahdollisimman pian kuukauden päättymisen jälkeen. Useista kassajärjestelmistä on mahdollista saada kirjanpitäjälle automaattisesti saapuvat myynti- ja maksutaparaportit. Lisäksi käteisistä tulee toimittaa kassakirja (kassan päätössaldo) ja käteiskuitit.

2. Finago Solo

Tämä näppärä yrittäjän sähköinen laskutus- ja kirjanpito lanseerattiin vuoden 2019 alussa.

Jos olet sooloilija, katso videolta ohjeet kirjanpitoaineiston toimitusta varten.

Katso video tästä!

3. Perinteinen paperinen kirjanpito

Kun kirjanpito tehdään kokonaan tallennustyönä paperisen (tai skannatun) aineiston perusteella, kaikki ylempänä mainittu kirjanpitoaineisto kuuluu kuukausittain kirjanpitäjälle toimitettavaan pakettiin. Tällöin aineiston kasaaminen kannattaa aina aloittaa tiliotteesta ja käydä se tapahtuma tapahtumalta aikajärjestyksessä läpi. Jokaista tapahtumaa kohti (paitsi pankkikulut) lisätään lasku, kuitti tai muu selvitys tositteeksi, mieluiten aikajärjestyksessä. Lopuksi aineistoon lisätään vielä muut mahdolliset tositteet, kuten kulukorvauskuitit, ajopäiväkirjat, matkalaskut ym.

Muutama hyödyllinen lisävinkki kirjanpitoaineistoon liittyen

Jos laskulta ei selvästi ilmene mitä on ostettu ja miten se liittyy liiketoimintaan, on hyvä kirjoittaa laskulle selite. Myös kokous- ja edustuskuluissa tulee aina olla lisätietona tapahtuman osallistujat ja tarkoitus. Samoin ulkomaanmatkoihin liittyvien kuittien lisätietona toimitetaan matka-agenda, josta ilmenee matkan tarkoitus ja osallistujat.

Jos kulu maksetaan muistutuslaskulla tai perintätoimiston laskulla, tulee alkuperäinen lasku toimittaa myös. Tositteissa täytyy olla arvonlisävero eriteltynä, jotta arvonlisävero voidaan vähentää verotuksessa.

Jos ostokuittia ei ole maksettu yhtiön tililtä (jolloin se näkyy tiliotteella) tai kassasta (jolloin se näkyy merkittynä kassapäiväkirjaan), kirjanpitäjän työtä helpottamaan olisi hyvä lisätä miten tai kuka ostoksen on maksanut.

Toimitettavien tositteiden tulee liittyä yritystoimintaan. Asiakas on itse vastuussa tositteiden oikeellisuudesta ja aiheellisuudesta. Epäselvissä asioissa kannattaa aina olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään.

Tilinpäätöksen kohdalla on viimeistään varmistettava, että kaikki tilikaudelle kuuluva aineisto on kirjanpidossa mukana.

Mitä ajantasaisemmin kirjanpitoa on vuoden varrella tehty, sitä helpompia tilinpäätökset yleensä ovat.

Yrityksen tilikausi voi hyvin olla jotain muuta kuin kalenterivuosi, mutta monilla yrityksillä ja elinkeinonharjoittajilla tilinpäätös on edessä joulukuun päätteeksi. Tilinpäätökseen valmistautuminen on hyvä aloittaa hyvissä ajoin, koska joulukuun aikana on mahdollista vaikuttaa vielä moneen asiaan ja ehtii tehdä vaikka tarpeellisia investointeja, jos yrityksen talous antaa myöten. Muistathan myös laskuttaa kaikki loput tilikauden aikana tehdyt työt.

Tilinpäätöksen muistilista tarkastettavista ja toimitettavista tiedoista:

  • Vahvistukset vuokravakuuksista tai vuokravakuustilien saldoista
  • Lainasaamisten tiedot tai sopimukset
  • Varastoinventaari tilinpäätöspäivälle
  • Myyntisaamisten läpikäynti ja mahdollisten luottotappioiden toteaminen ja ilmoittaminen kirjanpitäjälle
  • Tieto päättyvälle tilikaudelle kuuluvista laskuttamattomista myynneistä tilinpäätösjaksotusta varten
  • Kassalaskelma, kassan saldon vahvistus tilinpäätöspäivälle
  • Salkkuraportit, jos yritys omistaa arvopapereita tai muita sijoituksia
  • Luotonantajan saldovahvistus lainoista sekä erittely tulevan tilikauden lyhennyksistä
  • Mahdollisista pääomalainoista velkakirjat ja ehdot
  • Ostolaskujen ja matkalaskujen osalta tilikaudelle kuuluvat kulut ja tieto, mikäli jotain puuttuu järjestelmästä. Muistathan laittaa tilikaudelle kuuluvien matkalaskujen maksupäivän oikealle tilikaudelle Tulorekisteriin ilmoittamista varten.
  • Ajopäiväkirjat yrityksen ajoista
  • Osake- ja osakasluettelo
  • Ilmoita tilikauden aikana tapahtuneista omistajanvaihdoksista
  • Mahdollisimman uusi kaupparekisteriote
  • Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat tilikauden ajalta
  • Leasingvastuista tieto leasingyhtiöltä
  • Muut lainojen vastuut ja vakuudet
  • Viimeisin verotuspäätös
Hyvin organisoitu taloushallinto on yksi yrityksen menestystekijöistä!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.